Equipo de trabajo y trabajo en equipo
Cuando se habla del trabajo en equipo se habla de muchas cosas a la vez, hay quien entiende de la misma manera equipo que grupo, quien cree que un conjunto de personas ya se constituye en un equipo. Sin embargo se trata de conceptos diferentes.
La primera diferencia entre equipo y grupo la encontramos en las definiciones que da el Diccionario:
- Equipo: Grupo de personas organizadas para un servicio, deporte, etc.
- Grupo: Pluralidad de seres o cosas que forman un conjunto.
El equipo se refiere a un conjunto de personas interrelacionadas que se van a organizar para llevar a cabo una determinada tarea, mientras que el grupo se refiere a ese conjunto de personas sin considerar la tarea para la que han formado un conjunto, considerándolo en su totalidad.
Pero para que un conjunto de personas se convierta en un equipo necesita cumplir una serie de requisitos imprescindibles:
Aunque es cierto que no existe un número ideal en su composición es importante que los miembros reconozcan que se necesitan los unos a los otros y que sin esa necesidad que tienen los unos de los otros es improbable poder llevar a cabo los objetivos previstos. A esto se le llama sentido de interdependencia.
Además, es importante que el equipo tenga una identidad propia que le defina y le de coherencia, porque va a ser precisamente ese sentimiento de coherencia el que le va a identificar como equipo.
Como consecuencia de las características anteriores, en el equipo tiene que haber una interacción entre sus miembros (la interdependencia se materializa por medio de la interacción y ésta genera una identidad común que es el motor del equipo).
Como consecuencia de esa necesidad de interacción que hay en el equipo, que hemos llamado interdependencia, cada uno de sus miembros debe desempeñar un rol que le complemente con el resto del equipo. Esta es una característica que en el grupo no se da.
Esta afirmación hace que la realización adecuada de un rol determine el resultado final por la interdependencia existente entre ambos. Es decir, los roles en el equipo interactúan mientras que en el grupo, no. (Juan Carlos Cubeiro).
De esta manera, podemos dar una definición más concreta sobre equipos de trabajo: unidades compuestas por un número de personas indeterminado que se organizan para la realización de una determinada tarea y que están relacionadas entre sí, que como consecuencia de esa relación interactúan dentro del mismo equipo para alcanzar los objetivos que se han propuesto alcanzar, reconociendo que se necesitan las unas a las otras para dicho cumplimiento y reconociéndose con identidad propia como equipo. Además estas exigencias hacen que los roles de sus miembros se deban complementar.
Esto nos lleva a la conclusión de Novotec Consultores de que el trabajo en equipo es una filosofía inherente a la empresa y el equipo de trabajo es la materialización de esa filosofía, es decir, el trabajo en equipo es el conjunto de valores, actitudes o ideas que constituyen una cultura para la organización y el equipo de trabajo es el encargado de plasmar en la organización dicha cultura.
Motivación en equipo
Motivación. Oímos a menudo este término. Generalmente asociamos la palabra con la conducta humana, es decir, un estado de ánimo que nos mueve a la acción. Y aunque pocos de nosotros hemos tenido capacitación formal en ella, es una de las características de la vida que parece concordar con el viejo adagio, "lo sé cuando lo veo."
En la mayoría de mis años de trabajo en el ámbito de la colaboración con empresas en Latinoamerica, en ambientes como liderazgo, coaching, ventas y otros esta palabra ha tenido un lugar de baja estatura e importancia. Como la tendencia es la colaboración, y más específicamente, continúa creciendo el uso de equipos de empleados, una cuestión que está adquiriendo mayor importancia es cómo mantener a esos equipos motivados en el largo plazo.
¿Cuáles son los ingredientes o las características de los equipos que parecen sostener los altos niveles de motivación?
He planteado esta pregunta a un grupo de personas recientemente y encuentre algunas creencias profundamente arraigadas sobre lo que nos hace hacer lo que hacemos. Así que para aquellos de ustedes que trabajan con equipos o en equipos, aquí están algunas simples ideas que deseo aportar:
¿Que nos hace hacer?
Probablemente, la primera pregunta a responder en un debate sobre la motivación es "¿Qué nos hace hacer nada?" ¿Por qué estoy escribiendo este artículo? ¿Por qué estás leyendo? ¿Por qué salir de la cama e ir a trabajar? ¿Por qué unirse a a un grupo determinado? ¿Por qué se abandonan algunos hábitos?
Cada día trae consigo una lista interminable de decisiones que tomamos. El proceso de toma de esas decisiones es impulsado, en gran parte, por la esperanza de un beneficio o el temor de una consecuencia.
Por ejemplo, yo realmente disfruto de un café y donas de Dunkin Donuts cuando estoy en Estados Unidos o Perú. Pago el dinero por el beneficio de disfrutar el sabor de las donas Sin embargo, puedo limitar mi consumo de estos donas, por temor a las consecuencias del exceso de azúcar y grasa en mi dieta.
Literalmente, cada decisión que tomamos es filtrada a través de este proceso. Los psicólogos industriales han dado un paso más para definir estas consecuencias, según las necesidades. Nuestras necesidades de sustento, protección, seguridad, pertenencia, reconocimiento y un sentido de crecimiento y los logros se convierten en factores importantes (motivadores) de la conducta.
El tema de la motivación es, a la vez, simple y complejo. Simple, ya que explica mucho de lo que vemos que sucede en la conducta humana, sin embargo, compleja cuando se plantean contradicciones.
Por ejemplo, la necesidad de nutrirnos es fuerte, y el hambre nos llevará a acciones extremas, especialmente en el caso de hambre extrema. Sin embargo, ¿cómo se explica una huelga de hambre? ¿Cómo se puede explicar las acciones de alguien que ha muerto porque no quiso comer?
Así que si tratamos de comprender la motivación, es necesario apreciar los matices que existen en la conducta humana, y centrar nuestra atención en los principios generales de la motivación que tienen una aplicación más amplia. Al menos, si podemos entender algunos de estos principios, podemos estar mejor preparados para llevar o facilitar a largo plazo, la motivación en un equipo.
¿Por qué ser parte de un equipo?
Por ejemplo: le han pedido participar en un equipo para realizar alguna tarea. Inmediatamente el proceso de decisión comienza.
- ¿Cuál es el propósito del equipo?
- ¿Es un tema que me interesa?
- ¿Quién estará en el equipo conmigo?
- ¿Qué tipo de autoridad tenemos?
- ¿Es importante para la gestión?
- ¿Cuál es la recompensa por participar?
- ¿Cuál es el riesgo (percibido como un castigo) por no participar?
- ¿Cuánto tiempo tendremos para la ejecución?
- ¿Voy a estar mejor como resultado de mi participación?
Estas son algunas de las preguntas que nos hacemos cuando nos enfrentamos con una invitación a participar en algún tipo de equipo. ¿son preguntas típicas? ...Por supuesto. ¿se relacionan con nuestra motivación para participar? ...Seguro.
A veces, sin embargo, no se nos da la oportunidad de negarnos a participar en un equipo: por ejemplo, una organización que se reestructuró y formó equipos auto-dirigidos de trabajo. En estos casos, por defecto, formaremos parte del grupo o equipo.
Sin embargo, en ambos casos, la motivación puede aumentar o disminuir en función de una multitud de factores. Echemos un vistazo a algunos de ellos.
Motivación del equipo
- Objeto
He pedido a la gente durante años que describa sus experiencias y las caracteristicas de un equipo exitoso. En la parte superior de la lista de casi todas las respuestas son: un objetivo claro, el enfoque, o la misión. Pero, además, para la motivación a largo plazo, debe ser un propósito o misión que se encuentre alineado con los deseos y necesidades personales.
Uno puede ser invitado a participar en un grupo de trabajo temporal. Si la misión es clara, podremos ser capaces de mantener la motivación durante el período si consideramos que es importante. Sin embargo, si se trata de un tema que no está en consonancia con nuestros deseos y necesidades, la motivación para continuar puede disminuir.
- Desafío
Otro término que escucho con frecuencia cuando pregunto sobre la motivación en los equipos es el desafío. La especie humana, como con la mayoría de los animales, se ha dado un mecanismo de supervivencia llamado síndrome de lucha o de vuelo. Cuando se presenta un desafío, nuestras defensas estan atentas a moverse a la acción.
Muchas personas dicen que las experiencias mas gratificantes de su equipo fue el resultado de algún tipo de reto. He oído historias a menudo de grupos maolos o regulares que respondieron a un desafío con mucho éxito. El reto en sí fue el motivador.
En el lugar de trabajo, estos problemas ocurren con poca frecuencia. Los equipos no se presentan con estimulantes desafíos cada día. Entonces la pregunta es cómo proporcionar retos al equipo a intervalos más frecuentes.
Un criterio adicional para un reto es el nivel de dificultad. Si el desafio es muy difícil, tal vez lo perciba como imposible, entonces los miembros del equipo pueden abandonar antes de que empiecen. Sin embargo, el mismo resultado se puede producir si los miembros perciben el problema como demasiado fácil.
Así que para los equipos, la estimulación periódica en forma de un desafío apropiado es otro método de mantener la motivación.
- Camaradería
Rara vez o nunca, en los programas de MBA (que pretenden ser los programas de desarrollo de liderazgo) he visto estudios de desarrollo de equipos y la motivación. Aunque ha decir verdad, eso está cambiando ahora y seguirá cambiando en el futuro.
Si uno estudia a equipos eficaces, se observa que los grupos de mayor éxito en el largo plazo tienden a abordar tanto las necesidades técnicas como las necesidades humanas. Estos grupos son a la vez competentes en el trabajo que realizan y muy funcionales en sus relaciones interpersonales. El grupo está bien equilibrado, tanto en conocimientos técnicos y humanos.
Otro factor que surge de mis preguntas acerca de los equipos de éxito es la camaradería, el compañerismo y la lealtad. La gente de estos equipos trabajan duro para desarrollar y mantener sus relaciones con los demás.
Las consecuencias de este tipo de construcción de relaciones es abierta y directa, frecuentemente alabando las contribuciones de los demás, y el apoyo mutuo.
Así pues, usted dirá, que está muy bien para los equipos cuyos miembros, se relacionan bien entre si, pero ¿y si no les gusta uno al otro?
Gran parte del tiempo que nos gusta o disgusta alguien, se relaciona más con lo bien que nos entendemos. Y puesto que nuestra formación no se ha ocupado de esto, la mayoría de nosotros entramos en la edad adulta mal equipados para lidiar con la multitud de personalidades de temperamentos, culturas, valores, creencias, ideologías, religiones y conductas de los que se encuentran.
Una manera de romper estas barreras es ampliar nuestra comprensión de nuestra propia especie. La formación está disponible para hacer frente a la mayoría de los temas mencionados, y los ejercicios pueden ser beneficiosos si se trasladan a otro nivel de entendimiento.
- Responsabilidad
En general, las personas y los equipos son estimulados si se les da la responsabilidad. Tener la propiedad de un bloque de identificación del trabajo es un principio de larga data de la motivación en los grupos.
La responsabilidad puede ser complicada, sin embargo. Queda implícito en este concepto de que la responsabilidad viene junto con la autoridad para hacer los cambios necesarios. Los equipos que tienen tanto la responsabilidad y la autoridad tienden a mantener la motivación durante largos períodos de tiempo.
La responsabilidad puede ser desalentadora si las consecuencias del error o el fracaso son demasiado grandes. Si la organización, por ejemplo, tiene una historia de castigar los errores, entonces la entrega de la responsabilidad es vista como un castigo. La ejecución a corto plazo puede ser buena (recuerde el miedo es un motivador), pero la motivación a largo plazo va a sufrir. Es difícil mantener un alto rendimiento cuando la energía está siendo socavada por el miedo.
- Crecimiento
El crecimiento personal y del equipo puede proporcionar otra base para la motivación constante. Cuando las personas sienten que están avanzando, aprenden nuevos conceptos, añadiéndose a su base de habilidades, y amplia sus mentes, la motivación tiende a permanecer alta. El crecimiento personal agrega valor a la persona, le mejora la autoestima.
En consecuencia, los miembros del equipo y los jefes de equipo deben buscar oportunidades que ayudan a sumar conocimientos y habilidades. Una buena técnica es simplemente pedir a los miembros lo que les gustaría obtener de su asociación con el equipo, entonces escuchar las posibles zonas de crecimiento que podrían tener.
- Liderazgo
Un buen líder puede ser un catalizador para la motivación en el corto plazo, pero los mejores líderes crean las condiciones para que el equipo se motive a sí mismo.
Todos hemos visto ejemplos de cómo los líderes han inspirados equipos para llevar a cabo una tarea fenomenal. Los libros de historia están llenos de estas historias, y honramos a estos líderes.
Pero el líder carismático que puede ser muy eficaz en el corto plazo, no necesariamente puede mantener la motivación de forma indefinida. La motivación intrínseca reside dentro de uno mismo. Por lo tanto, si uno depende continuamente de otro como fuente de motivación, con el tiempo se termina.
Los grandes líderes tienen una habilidad especial para ayudar a otros a ver lo mejor de sí mismos, proporcionar el estímulo para la autorrealización.
Pero los grandes líderes también comprenden la importancia del propósito de un equipo, el desafío, la camaradería, la responsabilidad y el crecimiento, y centran gran parte de su tiempo en crear las condiciones para que éstas existan.
Los grandes líderes entienden que los miembros del equipo tienen necesidades, y que la motivación para crecer y continuar las actividades del equipo tiene que ayudar de alguna manera para satisfacer esas necesidades.
Resumen
Un equipo cuyos miembros están alineados con sus objetivos, sienten un reto en su tarea, tienen un fuerte sentido de camaradería, siento la responsabilidad de los resultados y el crecimiento de la experiencia como un equipo y en su vida personal, tenderán a mantener la motivación durante un largo recorrido.
Esto no quiere decir que no tendrán dificultades a veces, o que los miembros del equipo no va a cambiar con el tiempo los deseos y necesidades. En estos casos, tendrán que hacerse cambios. Un miembro que ya no se siente parte del equipo y solo está cumpliendo quizás tenga que dejar el equipo para continuar su propio camino.
Pero, en la medida en que sea posible mantener la motivación de forma indefinida, los factores mencionados tienden a crear el mejor entorno posible.
Reflexiones sobre el trabajo en equipo
La complejidad y multiplicidad de los controles a que está sometida hoy en día una empresa en Venezuela, ha llevado a que la organización formal y estable, no siempre sea capaz de manejarlas; eso es porque está diseñada principalmente para manejar los procesos de negocio y no está preparada para enfrentar un gran aparato estatal de control. Por otra parte, al ser externos a los procesos de negocio, los controles tienden a perder eficacia y se van renovando, ya sea modificándose o siendo reemplazados por otros, generando un estrés permanente sobre las empresas.
Para hacer frente a la situación, la empresa tiene la opción o bien de modificar su organización formal dándole un peso significativo al área de relaciones gubernamentales, o bien de crear grupos de colaboración multidisciplinaria, multicultural, multinivel y participativa para tratar las variadas relaciones con los diferentes ámbitos y entes de control.
Los grupos colaborativos, comités, o equivalentes, despejan de una manera importante las vías hacia la efectiva preparación de las respuestas y acciones, a veces rutinarias y a veces especiales, apoyados en tecnología de información e internet como plataforma del ambiente colaborativo dando confianza al proceso de toma de decisiones, y minimizando los “errores no forzados”.
Si alguien cree que es problemático que este concepto invada los predios de la organización tradicional y la reemplace, se encontrará con que es posible que la invada, pero no que la reemplace, por aquello de las responsabilidades individuales (accountability) y de la toma final de decisiones.
Trabajar en equipo: es más fácil decirlo que hacerlo. No se trata del simple concepto al que estamos acostumbrados, sino de lograr un entendimiento compartido de las situaciones y de los objetivos. Con una orientación muy fuerte a la innovación creativa.
Colaborar y compartir información no es exactamente lo mismo; el segundo es un componente del primero. Colaboración se ha vuelto una parte inseparable del trabajo en equipo, y vital en la migración desde trabajo en grupo hacia trabajo en equipo.
El ambiente colaborativo, puede comenzar desde la simplicidad del teléfono, el e-mail, las redes sociales y el chat, hasta un sitio en internet/intranet basado en la web; con una variedad de atributos que permita, entre otros aspectos, Colaboración, Conocimiento, Manejo de Contenido, Computación Colaborativa, E-Learning (aprendizaje electrónico), Manejo de Información, Manejo de Conocimiento y Portales, entre otros.
Cuando alguien dice somos un equipo, está diciendo algo fuerte y comprometido. Uno debería preguntarse si una orquesta es un grupo o un equipo; y no cabe duda que en un deporte (futbol, polo o basquetbol) se trata de un equipo.
Una letra de Mario Benedetti dice, refiriéndose a una pareja, algo como “...en la calle codo a codo, somos mucho más que dos...” En la aritmética de los equipos la suma es multiplicativa; mientras que en los grupos tiende a solo ser suma: uno más uno es igual a dos.
En la situación especial que vive nuestro país es más importante que nunca “comprar” la filosofa del trabajo colaborativo; el tema de la tecnología, en nuestro caso, es subsidiario, principalmente porque está disponible y es relativamente fácil de implementar. Mientras que pensar como equipos no es tan sencillo de lograr.
Sugiero que los equipos que se constituyan reporten al más alto nivel de la empresa y estén orientados a mantenerse un paso delante de los requerimientos gubernamentales. Que estén conscientes del “riesgo regulatorio” y traten de minimizar los puntos de conflicto; con énfasis en la precisión y en la negociación; deben contar con toda la base jurídica, regulatoria y documental para de esta manera permitir que el resto de la empresa se dedique al trabajo creativo y de agregación de valor asegurándose que su gran preocupación sea la sostenibilidad, económica, ambiental y social y no solo el cumplimiento de trámites que no agregan valor y son una de las externalidades negativas más impactantes en nuestra economía.
Como siempre, la solución está en nosotros mismos.
Bibliografía
- http://www.degerencia.com/articulo/equipo-de-trabajo-y-trabajo-en-equipo. Consultado el: 04/04/2018
- http://www.degerencia.com/articulo/la-motivacion-en-el-equipo. Consultado el: 04/04/2018
- http://www.degerencia.com/articulo/reflexiones-sobre-trabajo-en-equipo_. Consultado el: 04/04/2018
